Intraservices tjänster

Uppföljningsmöjligheter inköp – intern tjänst

Staden har eftersökt ett enklare sätt att ta fram det analysunderlag som behövs för att göra nödvändiga uppföljningar kring inköp. Tjänsteforum för operativt inköp beställde under 2018 en förstudie för att kartlägga behovsbilden samt olika lösningar. Förstudien landade i slutsatsen att det fanns ett behov av ett it-stöd för uppföljning av inköp, inköpsanalysverktyg.  

Under samma period (2018) upphandlade Inköp- och upphandlingsförvaltningen ett it-stöd för inköpsanalys för eget syfte, KMD Inköpsanalys. Det visade sig att KMD Inköpsanalys funktionalitet var i enlighet med resterande av stadens behov och ett beslut om att Intraservice skulle överta avtalet med KMD Inköpsanalys och tillgängliggöra it-stödet till andra verksamheter i stadens togs.

Detta resulterade i projektet Uppföljningsmöjligheter inköp – intern tjänst med start i januari 2019. Projektet har under 2019 arbetat med att förbereda för att kunna erbjuda stadens verksamheter en ny tjänst för uppföljning av inköp. Projektet har tagit fram en anslutningsmodell och under 2020 kommer den nya tjänsten ansluta tre pilotkunder.

Projektet bidrar till bättre möjligheter för stadens verksamheter att genomföra uppföljning av inköp och därmed möjlighet att styra sina inköp genom att verifiera och utveckla den framtagna anslutningsmodellen av nya kunder. 

Från projekt till en ny intern tjänst 

Under 2020 ska projektet testa den framtagna modellen för anslutning på tre pilotkunder. Projektet ska uppdatera och korrigera anslutningsmodellen efter de erfarenheter som ges under pilotåret. Anslutningsmodellen bygger på de leveranser som projektet levererade 2019.  Vidare ska projektet förbereda och överlämna tjänsten Stöd vid uppföljning av inköp till förvaltningsorganisationen i slutet av 2020.

Under hösten 2020 kommer det finnas möjlighet att lämna intresse för att ansluta sig till tjänsten 2021. 

Uppföljning ska bli enklare

Ökade möjligheter för stadens verksamheter att följa upp sina inköp, förenklad rapportering och styrning. Med större möjligheter att följa upp och därmed styra verksamhetens inköp ökar även möjligheten till intern kontroll och lägre kostnader.

Målgrupper:

  • Alla som arbetar som stödfunktioner för processen beställning till betalning, såsom inköpssamordnare, administratörer och lokala verksamhetsstöd.
  • Alla medarbetare i staden som genomför inköp i det kommungemensamma systemstödet/e-handelsverktyget.
  • Förvaltningen för inköp och upphandling.
     

Tidplan:

Januari
Projektplan, aktivitetsplan, tidsplanering, risklista och kravlista.
Februari-april
Uppstartsmöten med piloter, individuella förberedande möten med piloter, kommunikationsplan 2020 och driva vissa frågor rörande datakvalité.
Oktober-november 
Kommunikationsaktiviteter och marknadsföringsaktivitet till nya intressenter för tjänsten 2021, revidera och uppdatera anslutningsmodellen och val av nya kunder 2021.
December
Sammanställa leveranser och överlämning till förvaltning.

${loading}