Förstudie elektroniska underskrifter

I takt med att vi använder fler och fler digitala tjänster behövs elektroniska ersättare för vår namnteckning. Det kan handla om att vi inom staden eller de vi är till för behöver skriva under protokoll, ansökningar eller andra avtal och handlingar.

Det finns redan idag olika lösningar för elektronisk underskrift i staden och flera initiativ som är på gång inom olika delar av organisationen. Förstudien ska undersöka nuläget, hur behovet av lösningar för elektroniska underskrifter ser ut och vilka förutsättningar som finns för gemensamma lösningar för staden. Det kan till exempel handla om att ta fram en gemensam teknisk plattform eller gemensamma processer för elektroniska underskrifter.

Vad är elektroniska underskrifter?

En elektronisk underskrift (ibland digital signering, e-underskrift eller e-signering) är uppgifter i digital form som används för att kontrollera att innehållet kommer från den som undertecknat handlingen. Förutom elektronisk underskrift finns avancerad elektronisk underskrift och kvalificerad elektronisk underskrift med ytterligare tekniska och säkerhetsmässiga krav.

Läs mer om elektroniska underskrifter på Post- och telestyrelsens hemsida.

Läs mer om elektroniska underskrifter på DIGG:s hemsida.

Var har vi på plats idag?

Under våren gjordes en kortare utredning av nuläge och behov kring elektroniska underskrifter. Du hittar rapporten i högerspalten.

Elektroniska underskrifter i våra e-tjänster

En lösning för elektroniska underskrifter finns kopplad till stadens e-tjänsteplattform. Lösningen gör det möjligt för användaren att skriva under med elektronisk underskrift i formulär inom e-tjänsteplattformen. Under 2020 har lösningen utvecklats och förbättrats för att göra det lättare även för andra applikationer och tjänster att koppla ihop sig med lösningen.

Läs mer om stadens e-tjänster.

Elektroniska underskrifter för politiska handlingar

I samband med pandemin aktualiserades behovet av att få till en lösning för elektroniska underskrifter för stadens politiker. En lösning som uppfyller kraven för så kallad avancerad elektronisk underskrift togs fram och infördes för att göra det möjligt att skriva under handlingar som förekommer i nämnder och styrelser på distans. Lösningen är integrerad med den tjänst vi använder för att distribuera handlingarna till politiker inför nämnd- och styrelsesammanträden.

Det här händer 2021 och framåt

Sammanställningen nedan ger en kort bild av olika initiativ, satsningar och projekt som pågår inom olika tjänsteområden i staden.

Fortsatt utveckling av elektronisk underskrift i e-tjänsteplattformen

Idag används lösningen för elektronisk underskrift i e-tjänsteplattformen för formulär, det vill säga publicerade tjänster där någon exempelvis ansöker om något. Under 2021 börjar vi ta fram en funktion och ett gränssnitt för att handläggare och beslutsfattare enkelt ska kunna dela med sig av handlingar för elektronisk underskrift. Till skillnad från formulären handlar det här inte om stora volymer i varje process, detta är istället en generisk lösning som ska vara möjlig att använda i olika sammanhang. Tanken är att kunna underlätta manuella förfaranden där vi idag behöver skicka post eller träffas. Initiativet ska vara klart 2022. Ingår i tjänsteområde IT under namnet Digital signering etapp 3.

Datalager för elektroniska underskrifter

Utvecklingen av elektroniska underskrifter kräver också lösningar för att lagra dokument och handlingar som förs över för underskrift mellan exempelvis staden och medborgaren. Det gäller till exempel för dokument som inte hanteras i något ärende- eller verksamhetssystem. Under 2021 utreder vi lösningar för denna typ av dokument- och signeringsflöden. Ingår i tjänsteområde IT under namnet Datalager för digital signering.

Utveckling av elektroniska underskrifter vid politisk ärendehantering

Upphandling av ett nytt it-stöd för den politiska ärendehanteringen pågår. Här är krav ställda på avancerad elektronisk underskrift. Kraven är ställda som ska-krav för e-underskrifter av beslut och protokoll samt som bör-krav för e-underskrifter gällande avtal. Förutom krav på tillförlitlighet i den elektroniska underskriften finns här också krav på tillförlitlighet för långtidsbevarande av handlingar med elektronisk underskrift. Den elektroniska underskriften måste kunna följa med under hela dokumentets livslängd, till mellanarkiv och slutarkiv. Upphandlingen blir klar under våren 2021. Initiativet ingår i tjänsteområde ledning och styrning.

Elektroniska underskrifter inom socialtjänsten

Inom tjänsteområde ledning och styrning undersöker vi om socialtjänsten kan ansluta till den lösning för elektronisk underskrift som finns för politikerna idag. Den främsta nyttan med digital underskrift ligger i att snabbt kunna hantera akuta ärenden.

Utvärdera elektroniska underskrifter i Treserva

Den app som används av personal inom äldreomsorgen innehåller också funktionalitet för elektronisk underskrift av utförda insatser. I dagsläget är denna funktion inte aktiverad, underskriften görs istället manuellt på papper som förvaras hos brukaren. En utvärdering av elektronisk underskrift inom äldreomsorgen i Lundby visade på stora nyttor men också en del tekniska utmaningar. Frågan kommer att utredas vidare.