Intraservices tjänster


Automatisera inköpsprocesser 

Projektet Automatisera inköpsprocesser är en fortsättning på projektet Digitalisering inom område operativt inköp som genomfördes 2020. Projektet ska bidra till mer effektiv och digital hantering med god kvalitet i stadens processer inom inköp. Det sker genom att tillsammans med verksamheten välja ut, analysera och genomföra automatisering av lämpliga processer och arbetsmoment.

Automatiseringsprojekten startade med en förstudie 2019.  Den aktualiserade frågor om vad som kan och bör automatiseras inom tjänsteområdet. Det gjordes genom att omvärldsbevaka och lära hur andra kommuner och verksamheter arbetar med automatisering.

Omvärldsbevakningen visade att  många kommuner och regioner använde tekniken RPA, Robotics Process Automation. Sedan dess har projekten arbetat med att välja ut lämpliga processer att testa och tillämpa tekniken. Testerna har fallit väl ut och det senaste året har ett antals så kallade initiativ startas där ytterligare processer automatiserats.

Projektet samarbetar nära med systerprojektet Automatisera ekonomiprocesser, även det med start 2021. Klicka här för att komma till projektsidan.

Projektidé och projektmål

Projektets idé är att det ska bidra till mer effektiv och digital hantering med god kvalitet i stadens processer inom operativt inköp, genom att analysera processer ur ett digitaliserings— och automatiseringsperspektiv och förbereda och genomföra automatisering i så stor utsträckning som möjligt.

Projektmålet är att identifiera och analysera processers möjlighet till automatisering och med hjälp av lämplig lösning genomföra automatisering av processerna i så stor utsträckning som möjligt.

Projektet kommer att bidra till att höja kompetens och kunskap kring automatisering med stöd av RPA. Fortsatt samarbete med andra verksamhetsområden, omvärldsbevakning och nätverkande kommer vara centralt för att tillsammans vidareutveckla arbetssätt och metoder kopplat till verksamhetsutveckling med stöd av automatisering.

 

Leveranser

1. Automatisering av processer

  • Förbereda och automatisera de arbetsmoment/processer som startades 2020/2021.
  • Förbereda och automatisera nya processer och arbetsmoment.

2. Överföra  automatiseringsarbete från projekt till förvaltning för framtida automatisering

  • Standardiserade arbetssätt, roller och ansvar framtagen, beslutad och införd
  • Införa i samverkan med verksamheten
  • Samordning med övrigt utvecklingsarbete inom verksamhetsområdet

Projektuppbyggnad

Delprojektet Automatisera inköpsprocesser utgör underprojekt till huvudprojektet Digitalisering inom område inköp.

Huvudprojektet löper från 2020–2022. Målet för projektet är att öka automatiseringen inom stadens inköpsprocesser.

Projektet har nära koppling till och ska samverka med det närliggande projektet Automatisera ekonomiprocesser. 

Klicka här för att komma till projektsidan 

De båda automatiseringsprojekten har också nära koppling till det övergripande projektet etablera tjänst med stöd av Robotic Process Automation, RPA. Du kan läsa mer genom att klicka på länken.

Kontakt


Projektägare:

Birgitta Andersson

  

Projektledare:
Katarina Pusa Jakobsson



Biträdande projektledare:

Sidi Stoor

Nyheter från projektet

Vill du veta mer om vilka processer som är på väg eller redan har börjat testas i pilot?

Här kan läsa flera nyheter från projektet.

Vill du lämna ett förslag till en process som kan automatiseras?

Hör gärna av dig till projektledare Katarina Pusa Jakobsson som berättar mer.

Vi har en mall som du kan ta en titt på nedan och fylla i.

Klicka här för att komma till mallen

Standardiserat arbetssätt
vid automatisering

Standardiserat arbetssätt vid automatisering är under utveckling för staden. Arbetet drivs av Intraservices övergripande projekt etablera tjänst med stöd av RPA. Klicka på länken för att se de övergripande stegen i den så kallade produktionsmodellen.

Länk produktionsmodell RPA

Vill du veta mer om hur vi hanterar beskrivning av en lösning? Vi har en mall för det.

Klicka här för att ta en titt på mallen för lösningsbeskrivningen.


Begrepp inom digitalisering

"Digitalisering" är ett brett begrepp och kan betyda många olika saker. Här berättar vi lite om de begrepp som är aktuella i projektet.

Seminarium med tema automatisering 

Verksamhetsområdena HR, Ekonomi och operativt inköp, Vård och omsorg och IT arrangerade en seminariedag 1 september 2020. Temat var automatisering via Robotprocessautomation (RPA).

Seminariet hade som syfte att dela erfarenheter, omvärldsbevakning och forskning från andra kommuner och akademin.

Här hittar du alla programpunkterna samt länkar till powerpointoch
inspelningar från dagen.

${loading}