Intraservices tjänster

Automatisera processer inom tjänsteområde operativt inköp

Projektet Automatisering av processer inom tjänsteområde operativt inköp är en fortsättning på projektet Digitalisering operativt inköp. Det i sin tur var initierat från projektet Digitalisering inom Ekonomi 2019.   

Projektet samverkar nära med systerprojektet Automatisera processer inom tjänsteområde Ekonomi. Klicka här för att läsa mer om det projektet.


Under 2019 låg fokus på att kartlägga och prioritera arbetsmoment inom tjänsteområde operativt inköp som möjliga att automatisera. Då arbetades också en produktionsmodell fram. Den låg som grund för hela arbetet med automatisering för område ekonomi och operativt inköp under 2020.

Under 2020  testades produktionsmodellen.  Målet var att möta och säkra behov, så att alla processer i flödet utvecklas mot mer digital hantering och automation. Projektet formulerade lösningsförslag och plan för fortsatt arbete.  Förutom detta identifierade projektet nya lämpliga processer för arbetet 2021.

Projektet som startade 2021, Automatisera processer inom tjänsteområde operativt inköp, samverkar nära med systerprojektet Automatisera processer inom tjänsteområde Ekonomi. Klicka här för att läsa mer om projektet.

De båda automatiseringsprojekten har också nära koppling till det övergripande projektet Etablera tjänst med stöd av Robotic Process Automation, RPA. Du kan läsa mer genom att klicka på länken.

I projektets syfte och mål ingår utveckling där projektets arbete och slutsatser bidrar till lärande och kompetensbyggande för Intraservice, stadens digitaliseringsarbete och stadens medarbetare inom område Ekonomi.


Projektidé och projektmål 2021 

Projektets idé är att det ska bidra till mer effektiv och digital hantering med god kvalitet i stadens processer inom operativt inköp, genom att analysera processer ur ett digitaliserings— och automatiseringsperspektiv och förbereda och genomföra automatisering i så stor utsträckning som möjligt.

Projektmålet är att identifiera och analysera processers möjlighet till automatisering och med hjälp av lämplig lösning genomföra automatisering av processerna i så stor utsträckning som möjligt.

Projektet kommer att bidra till att höja kompetens och kunskap kring automatisering med stöd av RPA. Fortsatt samarbete med andra verksamhetsområden, omvärldsbevakning och nätverkande kommer vara centralt för att tillsammans vidareutveckla arbetssätt och metoder kopplat till verksamhetsutveckling med stöd av automatisering.

 

Leveransobjekt 2021 

  • Färdigställa pågående processer för produktion
  • Förbereda och om möjligt genomföra automatisering med stöd av RPA för 2-5 nya delprocesser
  • Bidra till kompetenshöjande insatser och utveckla arbetssätt avseende automatisering
  • Ta fram en handlingsplan för fortsatt arbete 2022
  • Kompletterande kostnad- och konsekvensanalys kring införande av nytt e-handelssystem

Projektuppbyggnad

Delprojektet Automatisering av processer inom tjänsteområde operativt inköp, utgör tillsammans med delprojektet Automatisering av processer inom tjänsteområde ekonomi samt uppdraget RFI Digitalt bokslut till huvudprojektet Digitalisering inom område ekonomi.

Huvudprojektet löper från 2020–2022. Målet för projektet är att öka automatiseringen inom området operativt inköp inom staden.

Projektet har nära koppling till och ska samverka med det närliggande projektet Automatisering inom område ekonomi. Klicka här för att komma till projektsidan.

De båda automatiseringsprojekten har också nära koppling till det övergripande projektet Etablera tjänst med stöd av Robotic Process Automation, RPA. Du kan läsa mer genom att klicka på länken.




Tidplan 2021

Q1

  • Projektstart
  • Arbetsgrupper fortsätter förbereda initiativ för automatisering/robotisering som påbörjades under 2020.  Start av nya arbetsgrupper som utreder nya initiativ för automatisering/robotisering
  • Samarbete med IT för att få produktionsmiljö på plats. Den beräknas vara på plats Q2 då projektet kan börja göra piloter för automatisering med stöd av RPA.

Q2

  • Pilot av den första robotiserade processen inom område operativt inköp
  • Planera utrullning och förvaltning av den första robotiserade processen 
  • Start av flera initiativ för automatisering/robotisering

Q3

  • Eventuell utrullning och förvaltning av den första robotiserade processer inom operativt inköp
  • Eventuell pilot av ytterligare process inom område operativt inköp
  • Fortsatt arbete i arbetsuppgrupper kring påbörjade initiativ
  • Start av ytterligare initiativ för automatisering/robotisering

Q4

  • Eventuell pilot av ytterligare robotiserad process 
  • Eventuell utrullning och förvaltning av ytterligare robotiserad process
  • Fortsatt arbete i arbetsgrupper kring påbörjade initiativ
  • Start av ytterligare initiativ för automatisering/robotisering
  • Projektet avslutas med handlingsplan för 2022 års arbete med automatisering




Kontakt


Projektägare:

Birgitta Andersson

  

Projektledare:
Katarina Pusa Jakobsson



Biträdande projektledare:

Sidi Stoor

Nyheter från projektet

Vill du veta mer om vilka processer som är på väg eller redan har börjat testas i pilot?

Här kan läsa flera nyheter från projektet.

NYHET: Från förslag till automatiserad tjänst

Vill du lämna ett förslag till en process som kan automatiseras? 

Hör gärna av dig till projektledare Katarina Pusa Jakobsson som berättar mer.

Vi har en mall som du kan ta en titt på nedan och fylla i.

Klicka här för att komma till mallen.  

En bra översikt hur själva processen med automatisering går till, kan du se nedan i produktionshjulet Robotic Process Automation (RPA) 

Länk till produktionshjul

Vill du veta mer om hur vi hanterar beskrivning av en lösning? Vi har en mall för det.

Klicka här för att ta del av mallen för lösningsbeskrivning.

Begrepp inom digitalisering

"Digitalisering" är ett brett begrepp och kan betyda många olika saker. Här berättar vi lite om de begrepp som är aktuella i projektet.

Seminarium med tema automatisering 

Verksamhetsområdena HR, Ekonomi och operativt inköp, Vård och omsorg och IT arrangerade en seminariedag 1 september 2020. Temat var automatisering via Robotprocessautomation (RPA).

Seminariet hade som syfte att dela erfarenheter, omvärldsbevakning och forskning från andra kommuner och akademin.

Här hittar du alla programpunkterna samt länkar till powerpointoch
inspelningar från dagen.

${loading}