Intraservices tjänster

Automatisering inom tjänsteområde ekonomi

Projektet Automatisering av processer inom tjänsteområde ekonomi startade i februari 2021. Det är en fortsättning på projektet Digitalisering inom område ekonomi som genomfördes 2020. Det i sin tur var initierat från en förstudie som genomfördes 2019. Projektet samarbetar nära med systerprojektet Automatisering inom tjänsteområde Operativt inköp, även det med start 2021. Klicka här för att komma till projektsidan.


Vad kan och vad bör automatiseras inom tjänsteområde ekonomi? Det var huvudfrågan som projektledarna Frida Fagerkrantz och Sidi Stoor ställde sig i förstudien 2019. Fokus var att  omvärldsbevaka och lära hur andra kommuner och verksamheter arbetar med automatisering.

Tillsammans med stadens verksamheter identifieras också några processer som kunde vara lämpliga att automatisera. De var bland annat processer som medarbetare upplevde genererade monoton administration. Projektet tog fram beslutsunderlag och en handlingsplan för det fortsatta arbetet. 

Under 2020 fortsatte arbetet i projektet Digitalisering inom tjänsteområde ekonomi. Syfte var att skapa en mer effektiv, digital hantering med god kvalitet i stadens processer inom ekonomiområdet. En produktionsmodell togs fram och testades inom projektet. Projektet presenterade också förslag på lösningar och plan för det fortsatta arbetet 2021.

I börja av 2021 tog det nya projektet vid, Automatisering inom tjänsteområde ekonomi. Nu pågår arbetet med att fortsätta arbetet med att förbereda och automatisera processer i så stor utsträckning som möjligt. 

Utgångspunkten är att projektet ska bidra till mer effektiv och digital hantering med god kvalitet i stadens processer inom Ekonomi. Det sker genom att tillsammans med verksamheten analysera processer ur ett digitaliserings — och automatiseringsperspektiv.

Projektmål

Projektets mål är att identifiera och analysera processers möjlighet för automatisering och med hjälp av lämplig lösning genomföra automatisering av processerna i så stor utsträckning som möjligt.

Projektet kommer att bidra till att höja kompetens och kunskap kring automatisering med stöd av RPA.

Fortsatt samarbete med andra verksamhetsområden, omvärldsbevakning och nätverkande kommer vara centralt för att tillsammans vidareutveckla arbetssätt och metoder kopplat till verksamhetsutveckling med stöd av automatisering.



Beroenden 

Projektet  samarbetar med pågående utveckling inom kommungemensamma interna tjänster inom Intraservice.

Projektet samverkar också för att bidra till stadens digitala utveckling.

Projektet har beroende till och bidrar med kompetens kopplat till RPA till det nya uppdraget Intraservice fått, att bilda ett kompetenscenter för digitalisering och automatisering. 


Leveransobjekt

  • Färdigställa pågående processer för produktion
  • Förbereda och om möjligt genomföra automatisering med stöd av RPA för 2-5 nya delprocesser
  • Bidra till kompetenshöjande insatser och utveckla arbetssätt avseende automatisering
  • Ta fram en handlingsplan för fortsatt arbete 2022

Projektuppbyggnad

Delprojektet Automatisering av processer inom tjänsteområde Ekonomi, tillsammans med uppdraget RFI Digitalt bokslut utgör underprojekten till huvudprojektet Digitalisering inom område ekonomi.

Huvudprojektet löper från 2020–2022. Målet för projektet är att öka automatiseringen inom stadens ekonomiprocesser.

Projektet har nära koppling till och ska samverka med det närliggande projektet Automatisering inom område operativt inköp.  Klicka på länken för att komma till projektsidan.

De båda automatiseringsprojekten har också nära koppling till det övergripande projektet Etablera tjänst med stöd av Robotic Process Automation, RPA. Du kan läsa mer genom att klicka på länken.






Automatisering inom område ekonomi

Tidplan 2021

Q 1 

  • Projektet startar
  • Arbetsgrupper startar arbetet med att fortsätta att utreda och förbereda initiativ för automatisering.
  • Samarbete med It för att få produktionsmiljö på plats. Produktionsmiljö planeras vara på plats Q2. Det innebär att projektet kan börja göra piloter för automatisering med stöd av RPA.

Q 2

  • Piloter påbörjas och nya initiativ utreds.

Q3

  • Processer som har gjort fungerande piloter kommer att rullas ut för alla kunder.

Q 4

  • Processer som har gjort fungerande piloter fortsätter att rullas ut för alla kunder.
  • Projektet avslutas med en tydlig handlingsplan för 2022 års arbete med automatisering.


Kontakt

Projektägare:
Birgitta Andersson

Projektledare:
Katarina Pusa Jakobsson


Biträdande projektledare:

Sidi Stoor

Nyheter från projektet

Vill du veta mer om vilka processer som är på väg eller redan har börjat testas i pilot?

Här kan du läsa flera nyheter från projektet.

NYHET: Vi behöver din hjälp  från förslag till automatiserad tjänst

Vill du lämna ett förslag till en process som kan automatiseras?

Hör gärna av dig till projektledare Katarina Pusa Jakobsson som berättar mer.

Vi har en mall som du kan ta en titt på nedan och fylla i.

Klicka här för att komma till mallen.  

En bra översikt hur själva processen med automatisering går till, kan du se nedan i produktionshjulet.

Länk till produktionshjul

Vill du veta mer om hur vi hanterar beskrivning av en lösning? Vi har en mall för det.

Klicka här för att ta en titt på mallen för lösningsbeskrivningen.

Begrepp inom digitalisering

"Digitalisering" är ett brett begrepp och kan betyda många olika saker. Läs mer här om begrepp som är aktuella i projektet.


Seminarium med tema automatisering 

Verksamhetsområdena HR, Ekonomi och operativt inköp, Vård och omsorg och IT arrangerade en seminariedag under hösten 2020. Temat var automatisering via Robotic Process Automation (RPA)

Seminariet syftade till att dela erfarenheter, omvärldsbevakning och forskning från andra kommuner och akademin.

Här hittar du programpunkterna samt länkar till bildspel och inspelningar från dagen. 

Projektdokument

Här kan du läsa mer om projektet.

Dokument 2021

Projektplan 2021(pdf)

Dokument 2020

Projektplan (pdf)

Beslutsunderlag från 2019 (pdf)

Omvärldsbevakning (pdf)

Omvärldsbevakning del 2 (pdf)

${loading}