Avslutade projekt inom ekonomi

Utveckling av enheten redovisningstjänster (samordnad redovisning)

Projektet stödjer enheten redovisningstjänster i övergång till en process- och kundinriktad organisation. Det ska leda till ett standardiserat arbetssätt kring processförbättringar.

Process- och kundinriktad organisation innebär att organisationen ska utgår utifrån processerna, men att det ska finnas en specifik utsedd person som samordnar respektive förvaltnings bokslut.

Hur organisationen konkret ska se ut och fungera tas fram först inom ramen för projektet. Införande startade hösten 2019.  

Projektledare: Katarina Pusa Jakobsson


Utveckling av fakturadistribution

Projektet avslutades 2020.

Intraservices tjänst Stöd i kundreskontra omfattar utskick av fakturor från Göteborgs Stad till sina kunder. Projektet har som syfte att effektivisera och utveckla den tjänsten. Ett sätt är att skapa förutsättningar för kundtjänst att ha en enklare och tydligare dialog med kunderna som fått faktura. Andra saker som utreds är om kunderna själva kan få fler möjligheter att välja i vilket format de vill ha sin faktura, ex som papper eller digitalt. Projektet kommer också att undersöka om man kan erbjuda nya möjligheter till hur fakturan kan betalas.

Tidplan: Projektet pågår under 2020 och framtagna lösningar ska vara i drift i december.

Projektet riktar sig till alla privatpersoner, förvaltningar och företag som idag får fakturor från Göteborgs Stad. Även kundtjänst och andra funktioner eller handläggare som har kontakt med fakturamottagare kommer att kunna dra nytta av förändringarna.

Kontaktperson: Projektledare Eva Pedersen
Dokument:


Digitalisering inom tjänsteområde ekonomi

Projektet avslutades 2019-12-31

Projektet syftade till att kartlägga hur arbetet med digitaliseringen ska se ut inom tjänsteområdet ekonomi. Undersöka vad som kan och vad som bör digitaliseras. Om mjukvarurobotisering är en del av lösningen.

För att möta framtida förväntningar och behov behöver vi öka takten av digitalisering och automation. Inom ekonomiområdet finns det flera sådana möjligheter. Projektet ska ta fram en plan för hur det fortsatta arbetet ska se ut. Ett arbete som med stor sannolikhet kommer att pågå under många år framöver.

Projektet avslutades 31 december 2019 och övergick till två nya parallella projekt, Digitalisering inom område ekonomi och Digitalisering inom område operativt inköp.


Långsiktig lösning – nya kunder 2019

Projektet arbetade under hösten 2019 med att ta fram ett förslag till anslutningsprocess för nya kunder som vill ta del av redovisningstjänsters tjänster.

Projektet tog bland annat fram en checklista över vad som behöver analyseras innan ett beslut om att gå in i tjänsten fattas. Beslutsprocessen kartlades och ett antal principer togs fram.

Projektet överlämnade förslag till anslutningsprocess och principer vid anslutning till förvaltningen i december 2019.

Projektledare var Katarina Pusa Jakobsson.


Utveckling av enheten redovisningstjänster 2019

Projektet avslutades 2019-12-31.

Projektet gav enheten redovisningstjänster stöd i arbetet med att övergå till en process- och kundinriktad organisation. Det ska leda till ett standardiserat arbetssätt kring processförbättringar.

Process- och kundinriktad organisation innebär att organisationen utgår utifrån processerna, men att det ska finnas en specifik utsedd person som samordnar respektive förvaltnings bokslut.

Enheten arbetar i tre huvudprocesser: Kundreskontra, leverantörsreskontra samt redovisning och moms. Projektet tog fram en förvaltningsplan som överlämnats till enheten för vidare utveckling och arbete.


Projektledare var Katarina Pusa Jakobsson.

Samordnad redovisning

Avslutades 2018

Mål med projektet var att samordna redovisningen för stadsdelarna och de nya för- och grundskoleförvaltningarna på en ny enhet på Intraservice (ett shared service center).

Projektets fokus var att under övergången bibehålla kvaliteten i redovisningen och göra en bra övergång för verksamhet och medarbetare.

När de två nya fackförvaltningarna, grund- och förskoleförvaltningen bildades, gav detta konsekvenser för redovisningshanteringen i stadsdelsförvaltningarna. Ca 40-50 % av deras resurser kunde kopplas till förskola och grundskola. Stadsdelsförvaltningarna behövde därmed hitta vägar för att klara anpassningen, eftersom en betydande del av verksamheten och även resurserna förflyttades.

En konsekvens av förändringen var att även redovisnings- och inköpsfunktionerna på stadsdelsförvaltningarna behövde anpassas utifrån de nya förutsättningarna. Redovisnings- och inköpshanteringen inom stadsdelsförvaltningarna var förhållandevis liten och hade svårt att nå effektivitet i hanteringen och enhetlig kvalitet. När stadsdelarna lämnade över ansvaret för skola och förskola minskade dessa kraftigt i volym – med ytterligare svårigheter att nå stordriftsfördelar, effektivitet i hanteringen och jämn enhetlig kvalitet till följd. Sammantaget uppskattades att kostnaderna för redovisningsområdet skulle öka för staden.

I föreslagna ramar för 2018 hade alla nämnder omfattande krav på effektiviseringar och ramarna har anpassats utifrån detta.

Läs slutrapporten för samordnad hantering här.