Avslutade projekt inom HR

Förstudie - Digital referenstagning

Förstudien avslutades våren 2020.

Förstudien ska undersöka och testa ett nytt digitalt arbetssätt gällande referenstagning vid rekrytering. Detta för att utreda om ett digitalt IT-system ska upphandlas för att spara tid/effektivisera och göra referenstagning transparent.

Detta riktade sig främst till HR-specialister i staden, och i förlängningen rekryterande chefer i Göteborgs Stad.

Kontaktperson: Unnie Svärd, projektledare Intraservice

Förstudie - Samordning av tjänsten webbutbildning

Avslutad december 2019.

Göteborgs Stad önskar att webbaserade utbildnings- och kompetensutvecklingsinsatser för medarbetare och chefer inom samma område blir gemensamma för staden. Syftet är att skapa en förbättrad service för medarbetaren, öka tillgängligheten till webbutbildningar och säkra samordning vid utveckling och förvaltning av nya samt redan framtagna webbutbildningar.


Förstudie – RPA (Robot process automation)

Automatisk ärendehantering inom HR

Avslutad 2019-11-28

Välfärden i Göteborgs Stad står inför stora utmaningar. I Sverige och i Göteborg förväntas demografiska förändringar leda till svårigheter att klara såväl finansiering som kompetensförsörjning. Det är därför nödvändigt att hitta nya effektivare arbetssätt. Enligt Sveriges kommuner och landstings (SKL) rapport Automatiserad ärendehantering pekar flera studier på att det finns stor potential att automatisera inom många områden. Med rätt teknik är det redan idag möjligt att automatisera enkla regelstyrda administrativa uppgifter.

Intraservice har en målbild att år 2020 vara ledande i att digitalisera och förbättra. Att hitta processer och arbetsmoment som går att automatisera med hjälp av RPA, Robot Process Automation, vore ett steg i den riktningen.

För att Intraservice ska bli ledande inom digitalisering bör ett arbete påbörjas för att undersöka RPA inom våra processer.

För att nå Göteborgs Stads vision om en attraktiv arbetsgivare krävs att det interna HR-arbetet hålls levande genom att såväl utveckla som att vidmakthålla arbetet inom samtliga HR-processer. Att införa Robot process automation, RPA, inom vissa arbetsområden frigör tid för mer kvalificerat arbete. Effektiviteten skulle öka inom processerna genom att en robot utför arbetsuppgifter inom dygnets alla timmar. Roboten är aldrig frånvarande. Snabbare service till våra kunder blir därför en effekt.

Nyttan med att införa RPA är att i framtiden sköts mycket av stadens administration av digitala medarbetare. De resurser som frigörs innebär att rekryteringsbehovet inom administration minskar till förmån för ökade resurser inom andra verksamhetsområden till exempel vård, skola och omsorg som kommer våra medborgare till nytta.

Nyttan för verksamheten är att vissa arbetsuppgifter kan skötas av en robot. Det leder till högre kvalitet och snabbare administration. Medarbetare kan ägna mer av sin arbetstid till mer kvalificerade arbetsuppgifter.

Effektmålet med förstudien är att kunskapen om robotisering inom verksamhetsområdena HR och IT ökar.

Målet med förstudien

Beslutsunderlag innehållande:

  • Ge förslag på olika arbetsprocesser inom HR administrationen i staden som lämpar sig för robotisering.
  • Omvärldsbevakningen ska redovisa
    • hur andra organisationer arbetar med RPA
    • vilka leverantören som finns på marknaden.
  • Uppskattad kostnad för mjukvara samt införande kostnad.
  • Kostnaden och nyttan ska beskrivas för respektive process.
  • Beroenden av andra pågående projekt ska redovisas

Förstudien klar sista september 2019.

Kontakt: Bodil Olofsson, utvecklingsledare Intraservice


Introduktionsutbildning för nya projektledare

Avslutad 2019-12-12

I Göteborgs Stad bedrivs allt oftare utveckling, utredningar och förstudier i projektform. Projekten kan vara allt ifrån små och enkla till stora och komplexa. Vid större projekt ges uppdraget oftast till erfarna projektledare som har kompetens om projektledning och stadens projektmodell (PPS). [JF1] 

Det är däremot vanligt att medarbetare inom andra funktioner (till exempel enhetschef, utvecklingsledare, controller med flera) tar rollen som projektledare för mindre uppdrag.

Då behöver man veta vad det innebär att leda projekt, känna till verktyg, metoder och hur stadens projektmodell PPS (Praktisk projektstyrning) ser ut. Samt att man bör ha kännedom om de roller och ansvar som behövs i ett projekt, såsom projektägare, projektledare, deltagare i arbetsgrupper, beställare med mera.

För medarbetare och chefer som bestående ska ansvara för projekt finns GR:s utbildning för projektledare alternativt att man går externa utbildningar i projektledning. Dessa är dock relativt omfattande och kostsamma.

För att säkerställa att även mindre uppdrag och projekt når uppsatta mål vill vi, på Intraservice, öka kompetensen hos de som får tillfälliga uppdrag som projektledare genom att erbjuda en introduktionsutbildning i vad det innebär att driva projekt.

I stadens utbud finns idag inte någon utbildning som inriktar sig mot nya projektledare med enklare projektuppdrag. Det projektet går ut på är att undersöka om en sådan utbildning är något stadens verksamheter skulle ha behov av och att den då vore del av Intraservices ordinarie utbildningsutbud.

Målgruppen för projektledarutbildningen är medarbetare och chefer som har eller kommer att inneha rollen som projektledare för mindre projekt och uppdrag.

Läs mer om stadens projektstyrningsmodell, PPS här

Kontakt: Janis Fridén, projektledare Intraservice



Förstudie - Samordning av tjänsten webbutbildning

Göteborgs Stad önskar att webbaserade utbildnings- och kompetensutvecklingsinsatser för medarbetare och chefer inom samma område blir gemensamma för staden. Syftet är att skapa en förbättrad service för medarbetaren, öka tillgängligheten till webbutbildningar och säkra samordning vid utveckling och förvaltning av nya samt redan framtagna webbutbildningar.

Projektet samordning av tjänsten webbutbildning

Projektet avslutades i december 2019

Projektet ska:

  1. Definiera tjänstens utformning – vilka grundtjänster och möjliggörande tjänster ska inkluderas för en kommungemensam intern tjänst för utveckling, drift och support av webbutbildningar.
  2. Framställa en plan för implementering av tjänsten – identifiera och beskriva vilka förutsättningar som krävs för att implementera tjänsten.

Projektet kommer att resultera i ett beslutsunderlag som kan användas vid ett införande av en kommungemensam intern tjänst för utveckling och drift av webbutbildning. Förstudien beräknas vara färdigt och överlämnat 30 juni 2019.

Kontakt: Claes Boman, projektledare Intraservice

 

IT-stöd för kompetensplanering inom äldreomsorg och hälso- och sjukvård

Projektet avslutades december 2018

Under hösten pågår ett mindre projekt för att utveckla stadens befintliga planeringsverktyg som finns som ett stöd för kompetensplaneringen. Stadens chefer och HR-specialister inom vård och omsorg har tillgång till detta verktyg. Projektet ska fastställa en framtida förvaltande organisation för Kompetensmodellen inklusive verktyg, ta fram en nyttorealiseringsplan och uppdatera planeringsverktyget. Nyttorealisering handlar om att analysera vilka nyttor planeringsverktyget kan ge chefer, HR-specialister och medarbetare inom området välfärd, och utvärdera att man uppnått dem.

Planeringsverktyget är ett av de befintliga verktygen i Kompetensmodellens verktygslåda.

Verktygslådan består av två typer av verktyg – Word-mallar och Excel-verktyg. Word-mallarna är uppdragsbeskrivningar per profes­sion på bas-, fördjupnings- och expertnivå där yrkesrol­lernas krav definieras utifrån verksamhetens behov. Läs mer om detta under Så kan du levla.

I verktygslådan finns även ett Excel-verktyg, ett planeringsverktyg som ger en översiktsbild som synliggör kompetenskrav och behov av kompetens nu och i framtiden. I detta verktyg kan cheferna planera kompetensbehov inför det kommande året utifrån verksamhetsplanen och kom­petensförsörjningsplanerna för äldreomsorg och hälso- och sjukvård. Medarbetarna blir del i en lärande organisation med karriärvägar, se bild nedan.

För att se större bild, klicka här (pdf).

Kompetensplaneringsverktyget består av två Excel-ark i vilket ansvarig chef kan planera kompetensbehov på enhetsnivå samt individnivå. Resultatet blir en gap-analys där det blir tydligt vilken kompetens som finns och vilken som fattas utifrån ett verksamhetsperspektiv. Detta kan då användas som stöd inför rekrytering, kompetensutveckling och kan även visas som ett underlag för att synliggöra kompetens (befintlig samt behovsbild) inom sektorn. Exempelvis kan befintliga resurser då synliggöras för bättre tillgänglighet över enhetsgränserna. Excel-arket på individnivå kan fungera som ett stöd inför löne- och utvecklingssamtal.

Detta projekt innefattar Excel-verktyget för planering av kompetens på en­hets- och individnivå.

I projektet medverkar den redan befintliga Kompetensgruppen för kompetensförsörjning som referensgrupp med fyra-fem personer från varje stadsdel. Dessutom finns en mindre arbetsgrupp bestående av sju utvalda personer från ovan nämnda grupp med enhetschefer från hemtjänst, äldreboende och hemsjukvård, HR-specialister och en verksamhetsutvecklare inom området, som är med och tar fram en effektkedja, synliggör nyttorna och de förändringsförslag som ska ligga till grund för uppdateringen av Excel-verktyget.

Andreas Hector, projektledare inom nyttorealisering på Intraservice, leder arbetet inom delleveransen att ta fram effektkedja och nyttor samt en mindre nyttorealiseringsplan.

Kontaktperson: Erika Rodriguez Lindgren, projektledare Intraservice

Utveckling av den löneadministrativa processen

Projektet avslutades 2017

2016 beslutades om en ny strategi för den löneadministrativa processen. Den övergripande målbilden för Program utveckling av intern service för staden är att utveckla en enkel och effektiv service som underlättar vardagen för medarbetare och chefer och som skapar högre kvalitet och effektivitet i verksamheten och för dem vi ytterst är till för.

Den förändrade strategin för lönearbetet ska stödja målbilden ”rätt lön i rätt tid” genom att utveckla service och tjänst utifrån målbilden för Program utveckling av intern service för staden.

Den löneadministrativa tjänsten påverkar en stor del av stadens chefer, medarbetare och chefsstöd. Den förändrade strategin kräver förändringar av arbetssätt, support, utbildningar, IT-stöd men också en ökad digitalisering så som nya e-tjänster för att förväntade nyttor ska uppstå.

Projektet är ett utvecklingsinitiativ i tjänsteplan HR 2017-2021. De som berörs av projektet är chefer, chefsstöd/administratörer, HR-avdelningar, lokala processledare inom den löneadministrativa processen och medarbetare i Göteborgs stads förvaltningar och bolag.

Tidplan Ett utvecklingsarbete pågick under 2017. Halvårsplaner tas fram med ett antal delprojekt. Ett exempel på delprojekt resulterade i en e-tjänst för rättning. Förutom besparingen i inarbetad tid så förenklar förfarandet även arbetet för chefsstöden som kan se när chefen har attesterat ärendet.

Kontakt: Caroline Birkedahl, Intraservice

 

IT-stöd för formell kompetens

Projektet avslutades 2016

Intraservice fick via tjänsteforum HR i uppdrag att göra en förstudie kring behov avseende IT-stöd för kompetensförsörjning, med andra ord möjlighet att hantera och registrera kompetens via ett eventuellt IT-stöd.

Projektet var uppdelat i två delar. Förstudien skulle dels fånga behoven som finns inom fackförvaltningarna, bolagen och utbildningssektorn. I förstudien ingick att se över marknaden, vad det finns för IT-stöd idag och hur väl det stämmer överens med verksamheternas behov och användning.

Kontaktperson: David Lönnbark, Intraservice

­Utveckla och förbättra den löneadministrativa processen

Projektet avslutades 2016

Förstudien tog reda på behoven ute i verksamheterna för att se hur vi kan underlätta arbetet för medarbetare och chefer och andra involverade i processen för att nå målet "rätt lön i rätt tid".

Projektets styrgrupp tillika tjänsteforum HR fattade beslut om vilka förslag på förbättringar som skulle genomföras. Målgrupp för projektet var alla som på något sätt är involverade i det löneadministrativa arbetet.

Projektet ingick i programmet utveckling av intern service i staden och inom HR-området.

Kontaktpersoner: Julia Olander och Caroline Birkedal, Intraservice