Stöd i leverantörsreskontra – bolagen

Kort beskrivning

Tjänsteerbjudandet riktar sig till bolagen och syftet är att du ska kunna betala dina fakturor på ett säkert och smidigt sätt. Du får stöd i att hantera fakturor enligt stadens attestreglemente och utifrån de beslutade arbetssätten.

I stödet ingår att Intraservice lägger upp nya leverantörer i register, administrerar fakturor som behöver kompletteringar i leverantörsregistret samt aktivt arbetar med att få leverantörer att sända EDI-fakturor istället för pappersfakturor.

IT-stödet ger funktionalitet för analys av leverantörsstatistik, bevakning när det gäller hantering av debet/kredit samt centralt betalningsförslag, betalning och återredovisning från bank (SEK och utländsk valuta).

Även hantering av fakturor som inte kan kopplas till organisation och leverantör samt kommunikation för anslutning av leverantörer ingår i stödet.

Annan systemfunktionalitet är standardiserat integrationsgränssnitt för sambandskontroller från försystem samt färdigkonfigurerade integrationer mot övriga processer inom ekonomi samt attestregelverk.

Uppsättning och underhåll av gemensamma parametrar och tabeller, som exempelvis eskalering och stängningstabeller ingår också i erbjudandet.

Vidare finns funktionalitet för momskodshantering av utländska fakturor baserat på leverantör, kontering enligt ekonomimodell med konteringsstöd i form av sambandskontroller samt matchning av leverantörsfakturor mot abonnemang eller inköpsorder för snabb och säker leverantörsfakturahantering.

IT-stödet för tjänsten heter Visma Proceedo.

Systemförvaltarna för Visma Proceedo håller varje år utbildningar för organisationens lokala verksamhetsstöd (LVS) samt anordnar användarforum en till två gånger per år. Intraservice fungerar också som support för LVS vid frågor som gäller systemet.

Behov/nytta

Stödet förenklar användarnas vardag samtidigt som det skapar förutsättning för en effektiv leverantörsfakturahantering. Stödet gör det enkelt att följa stadens beslutade arbetssätt.

Villkor för tjänsteerbjudandet

Krav som ställs på bolag som vill kunna utnyttja tjänsteerbjudandet:

  • Bolaget ansvarar lokalt för hantering av fakturor enligt uppsatt arbetsflöde och fakturor som ej kopplats till användare eller order/abonnemang.
  • Bolaget hanterar påminnelser från leverantörer, rättning av felfällda transaktioner vid inläsning av slutkontering av leverantörsfakturor samt uppföljning av oattesterade fakturor vid bokslut.
  • Bolaget ansvarar för att registrera och lägga upp attestregister i BUPA (IT-stöd Hypergene) samt tillhandahålla fullmakter för utbetalning.
  • Bolaget ska ha ett Lokalt verksamhetsstöd (LVS) som har hand om användaradministration, hantering av referenser, lägger upp lokala avtal samt kopplar kataloger, formulär och abonnemang och underhåller dessa.
  • Bolaget hanterar och ansvarar för support och utbildning till de egna användarna.

Supportfrågor till Intraservice får endast skickas in av LVS eller personer i organisationen som är kontaktpersoner för systemet.