Stöd vid beställning (inköp och faktura)

Kort beskrivning

Tjänsteerbjudandet ger stöd för dig som medarbetare när du ska beställa varor och tjänster. Du får tillgång till ramavtal, lokala avtal samt möjlighet att beställa utifrån avtal.

IT-stödet för tjänsten heter Visma Proceedo. Intraservice utför systemadministration och förvaltning av systemet. Om du är lokalt verksamhetsstöd (LVS) kan du vända dig till Intraservices support via mail, ifall du har frågor eller behöver hjälp med systemet (medan du som endast använder systemet för att göra inköp får användarhjälp i din egen organisation).

Systemförvaltarna för Visma Proceedo på Intraservice håller varje år utbildningar för dig som är lokalt verksamhetsstöd, samt anordnar användarforum en till två gånger per år.

I tjänsteerbjudandet ingår att Intraservice varje månad kontrollerar att administratörer av systemet inte tar över användarnas konton och nyttjar dessa på ett felaktigt sätt. Om det finns användare som har attesträtt och använt sig av dubbla inloggningsmetoder, kontaktas berörd organisation som undersöker vidare. Kontrollerna görs för att kunna utesluta felaktigt hanterande av annan användares behörighet och säkerställa att systemet inte utnyttjas.

Detaljer om tjänsteerbjudandets IT-stöd:

  • Det har funktionalitet för förnyad konkurrensutsättning, dokumentation av direktupphandlingar och kontering enligt ekonomimodell samt konteringsstöd i form av sambandskontroller.
  • I systemet sker registrering av kataloger och prislistor, analys av leverantörsstatistik samt e-handelskommunikation enligt nationell och europeisk standard.
  • Det finns möjlighet att ansluta verksamhetsspecifika system, för att åstadkomma en effektiv beställningsprocess som passar respektive organisation.
  • Det har ett standardiserat integrationsgränssnitt till och från försystem för import och export av order, varukorg och leveranskvittens.
  • Det har uppsättning och underhåll av integrationer mot de lokala försystemen av gemensamma parametrar och tabeller, som exempelvis eskalering och orderinställning.
  • Anslutning och kommunikation med leverantörer för elektronisk handel ingår också.
  • Tillsammans med andra organisationer som också använder Visma Proceedo, påverkar Göteborgs Stad utvecklingen av avtals- och beställningsfunktionaliteten.

Behov/nytta

Enligt Göteborgs Stads riktlinje för inköp och upphandling ska samtliga organisationer vara anslutna till tjänsten Stöd vid inköp/beställning, vilket med andra ord gör den obligatorisk.

Syftet med ett gemensamt, obligatoriskt, systemstöd för beställningar/inköp är att ge enskilda medarbetare ökad trygghet, göra beställningsprocessen mer effektiv, öka möjligheterna att stadens inköpspolicy efterlevs samt ge en samlad bild över stadens avtal och därmed möjliggöra uppföljning av dem.

Villkor för  tjänsteerbjudandet

Tjänsten är en obligatorisk tjänst för alla organisationer i Göteborgs stad.

Respektive organisation är ansvarig för sin hantering av beställningar enligt uppsatt arbetsflöde och i andra beställningsverktyg.

Organisationen ansvarar för uppsättning och underhåll av integrationer till och från egna försystem.

Organisationen måste ha ett Lokalt verksamhetsstöd (LVS) som har hand om användaradministration, lägger upp lokala avtal samt kopplar kataloger och formulär till dessa.

Organisationen hanterar och ansvarar själva för support och utbildning till sina slutanvändare.

Supportfrågor får endast skickas in av LVS eller personer i organisationen som är kontaktpersoner för systemet.