Sammanträdesrum

Kort beskrivning av tjänsteerbjudandet

Sammanträdesrummet ger stöd åt nämnd- och styrelsesekreterare att förbereda och genomföra möten i nämnder och styrelser.

Informationsklass 1 

Behov/nytta

Tjänsteerbjudandet underlättar och effektiviserar informationsflöden och arkivering kopplat till lednings- och styrningsprocesser.

Tjänsteerbjudandet bidrar till hög kvalitet i ärendeberedning och beslutsfattande inom den politiska ärendeprocessen genom att nämnd- och styrelsesekreterare enkelt kan

  • planera och förbereda årets möten
  • lägga till ärenden och handlingar som är anmälda från arbetsgruppen till rätt möte
  • lägga till ytterligare sammanträdespunkter
  • skapa fasta återkommande sammanträdespunkter
  • förbereda protokollstexter inför mötet
  • få tillgång till mallar för föredragningslista, kallelse, protokoll och protokollsutdrag
  • skapa föredragningslista och kallelse automatiskt från mötets sammaträdespunkter
  • skapa protokoll och protokollsutdrag från mötets sammaträdespunkter
  • begära diarieföring för protokoll och protokollsutdrag (då uppdateras det även i den kopplade arbetsgruppen)
  • bevaka ärenden som bordlagts eller återremitterats.

Dessutom bidrar tjänsteerbjudandet till hög kvalitet i ärendeberedning och beslutsfattande inom den politiska ärendeprocessen genom att alla sammanträdespunkter och handlingar för mötet är samlat på en plats.

Villkor för tjänsteerbjudandet

För att kunna nyttja tjänsteerbjudandet krävs tillgång till Notes (IBM Client application).
Databasen kan inte användas fristående utan bara tillsammans med diariet och arbetsgruppsdatabasen.

Tjänsteerbjudandet är under avveckling och kommer att vara avvecklat senast 2024-12-31.

Ny databas kan bara beställas i samråd med systemförvaltare.

Öppen för stöd och hjälp Öppen för nyttjande

Kontakta Support Intraservice.

Ärenden via e-post och formulär tas emot dygnet runt och hanteras normalt under kontorstid.

Tjänsteerbjudande som i huvudsak erbjuds via ett IT-stöd är normalt öppet för nyttjande dygnet runt, sju (7) dagar i veckan, året runt.  

Tjänsteerbjudande som i huvudsak erbjuds via personlig kontakt (ex. utbildning och konsultation) är normalt öppet för nyttjande under kontorstid om inget annat är överenskommet.

Tillgänglighet och prismodell

Tjänstenivåavtal (SLA) Prismodell
Saknas för det aktuella erbjudandet. Följande prismodell styr volym och fakturering: Kostnad per dator
Planerat underhåll
Datum för planerade servicefönster (driftstopp).