Stöd i kundreskontraprocessen

Kort beskrivning

Stöd i kundreskontraprocessen innebär att information från stadens ekonomisystem förmedlas till vår distributör, som i sin tur skickar fakturor och påminnelser till stadens kunder. Stöd och support till dig som är handläggare på förvaltning eller bolag ingår också.

Fakturor förmedlas som postala försändelser B-post, internetbanksfakturor och EDI-fakturor. Påminnelser förmedlas som A-post.

Tillsammans med förvaltningarna arbetar vi med att utveckla arbetssätt och process, inklusive att följa upp hur väl processen fungerar och följs. I dialog med tjänsteägare och processgrupp tar vi fram en årlig utvecklingsplan för processen, avstämd med ekonomichefer och användargrupper. Vi sätter mål och mätetal för processen (tex volym, kvalitet, ledtider) i samråd med processgrupp och tjänsteägare.

I tjänsteerbjudandet ingår förvaltning och uppgradering av IT-stödet för tjänsten (Unit4 Business World, tidigare kallat Agresso). Där ingår att ta emot incidenter och driva arbetet med felavhjälpning enligt Intraservices incident process. Förändringar hanteras på ett strukturerat och planerat sätt i enlighet med Intraservices förändringsprocess och schemalagda servicefönster.

Behov/nytta

Stöd i kundreskontraprocessen säkerställer att processen vid fakturering till kunder är effektiv och säker.

Fler fakturor blir betalade i tid och för handläggaren ökar tryggheten genom att det blir möjligt att se detsamma som kunden ser.

Kostnadseffektivitet uppnås genom:

  • konsolidering av distribution.
  • optimering av porto för postala försändelser.
  • skalfördelar med elektroniska försändelser.
  • sjunkande kostnad per förmedlad faktura över tid, genom förflyttning till elektroniska fakturor.

Villkor tjänsteerbjudande

Organisationen som utnyttjar tjänsteerbjudandet har fortsatt lokalt ansvar för:

  • hantering av fakturor enligt uppsatt arbetsflöde.
  • att det finns ett lokalt verksamhetsstöd (LVS) som har hand om användaradministration.
  • rättning av felfällda transaktioner vid inläsning.
  • upplägg av kunder.
  • support till och utbildning av de egna användarna.

Stöd från centrala processledare och deltagande i processgrupp gäller än så länge endast förvaltningar, eftersom detta arbete bygger på att man följer en standardiserad process. Någon sådan finns inte framtagen för bolagen.