Stöd i budget, prognos- och analysprocesserna

Kort beskrivning

Stöd i budget, prognos och analysprocesserna ger dig möjlighet att på ett enkelt och överblickbart sätt arbeta med din budget och prognos. Till din hjälp har du funktionalitet för inmatning av budget/prognos för drift/personal/investering. Du kan även på ett enkelt sätt se hur väl utfall, budget och prognos stämmer överens och med hjälp av din verksamhetskunskap göra analyser.

Systemet som används för tjänsten skapar för respektive ansvar ett prognosförslag som bygger på utfall och budget/föregående prognos. För budget skapas istället budgetrader på aktuellt ansvar för de kodkombinationer där det finns utfall/prognos/budget. För bolagen finns även möjlighet att välja budget/prognosinmatning som utgår från objekt. Inmatning kan ske på helår/månad med hjälp av periodiseringsfunktionalitet. För personalbudget/prognos finns inmatning med funktionalitet för att hämta underlag från Kompass (gäller endast de organisationer som är anslutna till Personec). Underlaget ligger till grund för beräkning av budgeterade/prognosticerade personalkostnader per månad. Det finns stöd för arbetsflöden med godkännande och kommentarer.

I erbjudandet ingår ett standardiserat utbud av rapporter och möjligheter till dynamisk analys. Kvalitetssäkrad information tillhandahålls via ett tillgängligt och användarvänligt gränssnitt. Analys kan ske utifrån resultaträkning (kostnadsslag och funktionsindelad) med möjlighet att borra sig ner till transaktionsnivå och fakturabilder. Urval och selekteringar kan ske utifrån period, dimension och relation. Det finns även utökad analysfunktionalitet med möjlighet till dynamisk analys utifrån valfria dimensioner för ad hoc-analys.

Det finns färdigkonfigurerade integrationer mot integrationsdataplattform (IDP) för hämtning av huvudboksverifikationer och dimensionsdata. Tjänsten uppdaterar transaktionsdata tre gånger per dygn.

Det finns möjlighet att för en mindre kostnad lägga till funktionen volym/prestation för att mata in och följa upp verksamhetsnyckeltal. Den funktionen hanteras helt av organisationen själv, både när det gäller administrationen och hantering av inmatning med mera. För bolagen kommer funktionen volym/prestation att införas successivt.

Centrala processledare och centralt verksamhetsstöd CVS/systemförvaltare från Intraservice arbetar tillsammans med förvaltningarna med att utbyta erfarenheter, tips och trix samt bereda förslag till utveckling av tjänsten.

För bolagen finns ingen funktionalitet för personalbudget/prognos eller investeringsbudget/prognos.

Systemstödet som används heter Hypergene.

Behov/nytta

Tjänsteerbjudandet ger förutsättning för samtliga verksamhetsansvariga och berörda medarbetare att på ett effektivt sätt analysera verksamheten och utifrån kvalitetssäkrad och lättillgänglig information fatta riktiga beslut.

Det ger även

  • bidrag till att säkerställa, följa upp och utveckla effektiva processer och IT-stöd.
  • minskat underhåll genom en mer standardiserad och integrerad lösning.
  • förutsättning för omfördelning av tid och arbetsuppgifter så att fokus kan läggas på huvudverksamheten.

Villkor för tjänsteerbjudandet

  • Varje förvaltning/bolag ska ha en organisation för lokalt verksamhetsstöd (LVS).

Utrustningsvillkor/förutsättningar

  • Användaren behöver ha en GBG3000 dator (single sign-on/ad-konto)/stadenkonto.
  • Personalprognos/budget kan endast användas av Personec-anslutna organisationer. Gäller endast förvaltningarna i nuläget.
  • Den gemensamma integrationsdataplattformen IDP krävs för inhämtning av transaktioner/koder/relationer från Agresso.

Processtöd i tjänsteerbjudandet

  • Support/utbildning/information till lokalt verksamhetsstöd (LVS).
  • Initiering av budget/prognosprocesser.
  • Övervakning av bearbetningar i systemet.
  • Uppsättning och underhåll av gemensamma rapporter, parameterar och tabeller.
  • Uppsättning och underhåll av integrationer mot IDP samt övervakning.
  • Tilldelning av utökad behörighet (t ex att se alla stadsdelar) på uppdrag av SLK/ekonomichefer.

Lokalt ansvar i processerna

  • Support/utbildning/information till lokal användare.
  • Inlämning av underlag för parametersättning i budget/prognos, till exempel periodnycklar.
  • Registrering av budget/prognos och godkännande av processer.
  • Framtagande av underlag som krävs för budget/prognos.
  • Inlämning av uppgifter om vilka prognosversioner som förvaltningen/bolaget har för avsikt att göra under året.
  • Analysarbete.
  • Tilldelning av behörighet till lokala användare. Innan tilldelning sker bör användaren ha fått utbildning.