Så här går processen för lokalförsörjning till

Processen för lokalförsörjning sker på två sätt: antingen bygger lokalförvaltningen era lokaler eller så hyr lokalförvaltningen in lokaler hos en annan hyresvärd. På den här sidan hittar du information om hur arbetsgången är när din verksamhet behöver nya eller förändrade lokaler som lokalförvaltningen bygger.

När lokalförvaltningen bygger

Innehållsförteckning

Möten med stor chans att påverka:

Möten med liten chans att påverka:

  1. Bedömning av lokalbehov
  2. Förstudie
  3. Beslut om genomförande
  4. Byggnadsprogram
  5. Projektering
  6. Konstnärlig utsmyckning
  7. Upphandlingar
  8. Informationsmöten
  9. Byggnation
  10. Inflyttning
  11. Garantibesiktning

1. Bedömning av lokalbehov

Lokalsekretariatet på stadsledningskontoret bedömer kontinuerligt behovet av verksamhetslokaler utifrån aktuella befolkningsprognoser.
Om det finns behov av utökad eller förändrad kapacitet kan Lokalsekretariatet ta beslut om att starta förstudier. I första hand handlar förstudier om att ta fram nya lokaler.

Även din verksamhet kan ta initiativ till att få behovet av nya eller förändrade lokaler utrett. Då skickar verksamhetens politiska nämnd en begäran till Lokalsekretariatet om att starta en tidig utredning - en förstudie.
Lokalsekretariatet förbereder ärendet och beslutar sedan om en förstudie ska göras. Lokalförvaltningens projektledare får sedan uppdraget att genomföra förstudien.
 

2. Förstudie, 4–6 månader

Förstudien är en utredning för att ta fram ett kostnadsberäknat förslag om vilka förutsättningar och funktioner som ska vara uppfyllda om vi bygger. Förstudien kräver en lokalbehovsanalys från er utifrån ert behov. Er lokalbehovsanalys är en grundlig genomgång av vilka behov och funktioner som ni vill ska uppfyllas i era framtida lokaler. Förstudien kräver också ett projektanpassat lokalprogram utifrån stadens ramprogram. En eventuell kostnad för evakuering av verksamheten finns med i kostnadsförslaget.

En mall för lokalbehovsanalys för förskole- och skolbyggnader finns på sidan för Ramprogram för förskole- och skolbyggnader, under menyn Mallar och verktyg som du hittar här.

Vad gäller andra byggnationer kan du fråga lokalförvaltningens projektledare om mall för lokalbehovsanalysen.

Er delaktighet: verksamhetsmöten (brukarmöten)
Samarbets- och dialogmöten mellan lokalförvaltningens projektledare och er verksamhet fram till byggstart för att ta fram ett så bra underlag som möjligt.

3. Beslut om genomförande

Det är din verksamhets politiska nämnd som tar beslut om att genomföra byggprojektet. Kommunfullmäktige som beslutar om de ekonomiska ramarna för byggprojektet.
De politiska besluten kan ibland ta lång tid. Lokalförvaltningen använder tiden till att göra en tidplan för byggprojektet. Din verksamhet kan börja förbereda er på om en evakuering kan bli aktuell för er befintliga verksamhet.

4. Byggnadsprogram, 2–6 månader

Ett mer detaljerat byggnadsprogram behövs om lokalbehovet är omfattande och komplext. Medverkan från er verksamhet är av stor vikt under programskedet.

5. Projektering, 4–8 månader

Detaljerade beskrivningar och ritningar av byggprojektet utifrån budgetramen. Tillsammans har vi fortlöpande verksamhetsmöten och avstämningar. Även skyddsombudet ska granska ritningarna.

6. Konstnärlig utsmyckning

I alla stadens byggprojekt ska det finnas konst som är specifikt utformad för den aktuella byggnaden. Er verksamhet blir kallad till konstmöten med lokalförvaltningens konstmiljögrupp. Om ni vill göra barn, elever eller boende delaktiga i utsmyckningen ska ni lägga fram sådana tankar redan vid det första mötet med konstmiljögruppen.

7. Upphandlingar, 1–3 månader vardera

LF handlar upp konsulter och byggentreprenader vid två olika tillfällen, inför projektering och innan byggstart, enligt lagen om offentlig upphandling, (LOU). Om detaljplanen, bygglovet eller upphandlingar blir överprövade i domstol stoppar byggprocessen och den ursprungliga tidsplanen förskjuts minst tre månader. Projektledaren håller er uppdaterade om nya datum utifrån den juridiska processen.

Möte inför byggstart. Projektledaren kallar till ett möte när upphandlingarna är klara. Där träffar lokalförvaltningens projektgrupp, berörd verksamhet och entreprenören för att informera om hur byggnationen går till, säkerhet, ansvarsfördelning, tillgänglighet, eventuella evakueringar av befintlig verksamhet, tidplan och kontaktuppgifter till alla inblandade. Identifierade risker för berörd verksamhet arbetas in i arbetsmiljöplanen. Lokalförvaltningens externa byggledare är den person som ansvarar för praktiska frågor på bygget.

8. Informationsmöten

Regelbundna avstämningar med era verksamheter om tidplanen och arbetsmiljön kring byggarbetsplatsen. Mötena inkluderar er måltidspersonal, lokalvårdare, internservice och IT-strateg. Ibland behöver fler få information om vad som händer, exempelvis vid byggskeden med buller och damm. Om projektet visar sig bli försenat så meddelar lokalförvaltningen även er sektorchef om förseningen.

9. Byggnation, 12–18 månader

När stängsel, maskiner och byggbodar kommit på plats är arbetsplatsen etablerad och byggnationen påbörjad.

Avstämning inför inflyttning. I god tid innan inflyttning finns det saker som ni behöver planera, beställa och köpa in. Vilka andra avdelningar i förvaltningen behöver planera för er inflyttning? (Se "När det är dags att flytta in" under Tips innan du flyttar in).

Avstämning innan slutbesiktning. Projektledaren har en genomgång på plats där ni kan påpeka det som ni uppfattar som avvikelser och fel. Observera att det som er verksamhet uppfattar som fel ändå kan stämma med de ursprungliga bygghandlingarna och alltså inte är fel i juridisk mening. Projektledaren gör en bedömning utifrån avtalet med entreprenören. Om ni vill få en ändring till stånd i efterhand som inte ingår i beställningen kommer det att föra med sig en ytterligare kostnad för er verksamhet.

Slutbesiktning. En noggrann genomgång mellan entreprenören och lokalförvaltningen för att säkerställa att det som är beställt har blivit levererat. Entreprenören får sedan tid på sig att åtgärda eventuella fel. I projekt som har fått bygg- eller marklov krävs ett godkännande från stadsbyggnadskontoret innan er verksamhet får ta lokalerna i bruk. Mindre allvarliga brister kan få åtgärdas efter att verksamheten flyttat in.

10. Inflyttning

Innan inflyttning hålls en avstämning och information med er verksamhet som handlar om drift och skötsel av de nya eller ombyggda lokalerna. En brukarpärm lämnas över till er.
 

11. Garantibesiktning
Detta görs efter cirka två år då er verksamhet "bott in sig". Representanter för lokalförvaltningen och er verksamhet går  igenom hur fastigheten fungerar. Det är viktigt att ni dokumenterar och kontinuerligt felanmäler saker som inte fungerar.