Finansiell leasing

Enligt ägardirektivet ska GSL svara för stadens behov av leasing av lös egendom genom att erbjuda leasingfinansiering till stadens hel- och delägda förvaltningar och bolag.

GSL ska aktivt medverka i arbetet att ta fram gemensamma rutiner för Staden för att säkerställa god internkontroll inom leasingområdet. Med hjälp av dessa rutiner säkerställer GSL att Göteborgs Stads anläggningsregister uppdateras kontinuerligt och att inventarierna är redovisade till rätt värde.

En del i de gemensamma rutinerna är ”Anvisning för finansiell leasing” som tagits fram som ett stöd för stadens verksamheter i deras arbete med leasing av lös egendom.

Kommunfullmäktige har beslutat att alla inköp av lös egendom med en förväntad livslängd om minst tre år och med en anskaffningskostnad som överstiger ett halvt basbelopp ska finansieras via leasing hos GSL. Kravet på finansiell leasing gäller dock inte bolagen som själva bestämmer hur investeringar i lös egendom ska finansieras. IT-utrustning som ingår i Klient som tjänst och multifunktionella kopiatorer inköpta via GSL ska alltid finansieras via leasing, oavsett anskaffningskostnad. Detta gäller även bolagen.

Din verksamhet har nyttjanderätt till inventariet även efter att ett leasingavtal är slutbetalt, men det är GSL som äger inventariet. Det är därför viktigt att GSL informeras om alla utrangeringar, oavsett orsak.

Nedan finns en beskrivning av hur finansiell leasing ska hanteras i Göteborgs stad. Om du vill ta del av mer detaljerad information om leasing och de regler som gäller för Göteborgs stad finns detta i ”Anvisning för leasing”. Om du vill lära dig mer om hur du gör rent praktiskt finns detta beskrivet i de olika lathundarna kring leasing.

Rutin— och processbeskrivning

Anskaffning

Det är bara investeringar av lös egendom med förväntad livslängd minst tre år och anskaffningskostnad som överstiger ett halvt basbelopp som får leasas. Övriga inköp ska hanteras som driftskostnader, dvs den egna verksamheten ska vara fakturamottagare.

Beroende på vad som ska köpas in görs inköp och beställning av avtal på något av nedanstående sätt.

  • IT-utrustning:
    — Klient som tjänst (KST):
    Produkter beställs via Beställningsportalen i ServiceNow. I samband med detta skapas leasingavtal med Intraservice som kund. KST är ett helhetskoncept som innebär Stadens verksamheter leasar IT-utrustning med support inkluderat. Intraservice leasar IT-utrustningen från GSL och därefter leasar Stadens verksamheter IT-utrustningen från Intraservice som även ansvarar för supporten.
    — Leas-IT:
    Produkter beställs via Beställningsportalen. I samband med detta skapas leasingavtal med den egna verksamheten som kund.
  • Multifunktionella kopiatorer:
    Beställning av utrustning med tillhörande leasingavtal görs via WebLisa/CopyLisa.
  • Inventarier:
    Beställning av leasingavtal görs i WebLisa. Inköpet görs via Proceedo eller direkt hos leverantör beroende på om produkten finns på ramavtal eller inte. Verksamheter som inte har Proceedo gör alltid inköp direkt hos leverantör. Viktigt att tänka på att alla inköp ska göras enligt Lagen om offentlig upphandling (LOU). Avtalet i WinLeas ska alltid märkas med ramavtalsnummer eller upphandlingens diarienummer. I samband med att leasingavtalet beställs ska blanketten för inköp bifogas avtalet.

  • Fordon och maskiner:
    Leasas oftast via operationell leasing genom enheten Fordon och maskiner, men kan även leasas via finansiell leasing.

Löpande hantering

  • När ett objekt utrangeras ska GSL meddelas via e-post till finansiell.leasing@gsl.goteborg.se oavsett orsak till utrangering.
  • Om samtliga objekt på ett avtal utrangeras kan detta hanteras direkt i WebLisa.
  • Vid utrangering avslutar GSL avtalet och fakturerar eventuellt restvärde.

Inventering

  • Verksamheterna ska ha god ordning på de leasade objekten så att de kan identifieras.
  • Alla verksamheter får en lista över sina leasingtillgångar en gång om året. Listan visar både pågående och slutbetalda avtal.
  • Objekten på listan ska gås igenom och de som inte längre finns kvar ska markeras med nej i anvisad kolumn. I de fall delar av objekten på ett avtal inte längre finns kvar ska kommentar lämnas om vad som finns kvar på avtalet.