Planera din kommunikation

För att din kommunikation ska nå önskad effekt måste du formulera budskap som når den målgrupp du tänkt att kommunicera med. Ett bra sätt är att göra en kommunikationsplan.

En kommunikationsplan kan vara omfattande om du till exempel ska kommunicera ett stort projekt, men den kan också vara väldigt enkel. Genom att göra en kommunikationsplan får du koll på vilka målgrupper du vill nå, vilka budskap du ska kommunicera samt vilka aktiviteter du behöver göra vid en viss tid och så vidare.

Innehåll

Gör en snabb kommunikationsplanering

Att ha koll på upplägg för och effekterna av din kommunikation är viktigt. Här hittar du checklistor och verktyg för att planera dina kommunikationsinsatser när det behöver gå snabbt och kan vara lite enklare.

Du behöver bara besvara 3 frågor:

  1. Vad vill jag uppnå med kommunikationen? (mina mål)
  2. Vad är viktigt för vem? (målgrupp och budskap)
  3. Vad behöver jag göra? (aktiviteter)

Det finns en enkel mall när du vill snabbplanera din kommunikation. Denna mall finns också som ett litet block att ha med sig på möten eller ge bort till någon som behöver planera sin kommunikation.

Snabbplanera din kommunikation (pdf)

Beställ block för snabbplanering av kommunikation

Du kan beställa fysiska anteckningsblock för snabb kommunikationsplanering från kommunikationsavdelningen på stadsledningskontoret.

Gör en mer omfattande kommunikationsplan

När du har ett projekt eller en större förändring att kommunicera behövs en mer gedigen kommunikationsplanering. Då krävs att du har koll på alla dina målgrupper, dina kanaler, dina budskap o.s.v. För att få koll behöver du ta fram en kommunikationsplan.

Process och plan för kommunikation

Till din hjälp finns en kommunikationsprocess, en mall för kommunikationsplanering och ett antal verktyg.

Ytterligare verktyg för den kommunikativa chefen/ledaren

Frågor att besvara

Besvara dessa frågor när du ska ta fram en mer omfattande kommunikationsplan.

Bakgrund och nuläge

  • Vad är anledningen till den planerade kommunikationsinsatsen?
  • Vad är problemet? Vad händer om vi inte kommunicerar?
  • Vilka företeelser i omvärlden (inom och utanför organisationen) har betydelse?

Mål för organisationen

  • Hur beskrivs organisationens mål med uppdraget?

Mål för kommunikationen

  • Vad vill du åstadkomma med kommunikationen?
  • Vad ska målgruppen göra, veta, kunna, tycka eller känna?

Formulera målet så att du kan följa upp efteråt.

Målgrupper

  • Vilka är främst berörda av frågan? Vilka behöver du kommunicera aktivt med?
  • Vilka övriga målgrupper finns? Vilka är inte direkt berörda men kanske ändå behöver känna till frågan
  • Finns det nyckelpersoner och andra viktiga aktörer som kan hjälpa till i kommunikationen?

Utmaningar och kritiska faktorer

  • Vilka hinder, risker, utmaningar eller kritiska faktorer finns som kan motverka kommunikationsmålen? Hur hanterar du det?

Budskap

  • Vad ska kommuniceras?
  • Behöver budskapen anpassas efter målgrupp?

Ta fram ett gemensamt huvudbudskap + eventuella övriga budskap. Se Göteborgs Stads budskapsplattformar för stöd i det arbetet.

Göteborgs Stads budskapsplattformar

Tidplan

  • Hur ser tidplanen ut? När startar kommunikationen, vilka viktiga milstolpar finns, när ska kommunikationen vara klar?

Aktivitetsplan

  • Vilka aktiviteter ska äga rum när?
  • Vem gör vad, i vilken kanal och när?

Utvärdering och uppföljning

  • Hur fungerade kommunikationsplaneringen? Hur kan den förbättras?
  • Hur fungerade informationsaktiviteterna var för sig och tillsammans?
  • Var det en bra kanalmix?
  • Nådde du fram till din målgrupp?
  • Blev effekten av kommunikationen den önskade - nådde du kommunikationsmålen?


Kontaktinformation

Har du funderingar eller önskemål när det gäller kommunikationsplansmallen eller annat som rör att planera din kommunikation - hör av dig till

stadsledningskontoret, kommunikationsavdelningen