Lär dig mer om möten i Teams

Teams är verktyg för samarbete och kommunikation med möjlighet att chatta, ha möten och dela information i en grupp på en och samma plats.

Teams innehåller inte bara funktioner för direktmeddelanden och digitala möten, utan är även ett verktyg för kommunikation och samarbete i en grupp.

Teams är tillgängligt oavsett var du befinner dig och oavsett vilken typ av dator eller mobil enhet du använder. Du kan använda Teams både i en webbläsare och som en app på din staden-dator eller i telefonen/surfplattan

Olika typer av digitala möten i Teams

Inspelning av möten i Teams

Kom igång med Teams

Boka eller anslut till ett Teams-möte

Så här bokar du eller ansluter till ett digitalt möte i Teams

Instruktioner som PDF-fil:

Bjud in till ett digitalt möte i Teams

Var tydlig i din inbjudan om mötesdeltagarna förväntas delta enbart digitalt eller om mötet är både fysiskt och digitalt, dvs valbart utifrån varje mötesdeltagares preferenser. I inbjudan är du tydlig med hur man gör rent tekniskt för att vara med på mötet - skriv t ex ”klicka på den bifogade länken klockan 13.00 på torsdag”.

Precis som inför ett fysiskt möte ska agenda skickas ut i förväg så att alla vet förutsättningarna för mötet. Du kan med fördel lägga agendan direkt i kallelsen du skickar i Outlook med medföljande Teams-länk.

Tips för ett bra digitalt möte

Innehåll

Bestäm roller för mötet

Nedan tre roller behövs i alla möten (stora som små) för att strukturen ska bli bra. Bestäm innan mötet ska hållas vem som ska vara:

  • Mötesordförande (öppnar mötet genom att hälsa välkommen, är det många som inte känner varandra är det bra med en presentationsrunda, följ dagordningen , fördela ordet, följ upp med chattansvarig om det kommer kommentarer osv)
  • Chattansvarig (håller koll på vad som sägs i chatten och för in det i mötet, lägger ut länkar etc som man pratar om i själva mötet, kan också hjälpa mötesordföranden att hålla koll på handuppräckning/vinkningar etc)
  • Sekreterare (tar minnesanteckningar från mötet, dokumenterar beslut etc)

Håller du ett stort digitalt möte behöver du också ha någon som ansvarar för tekniken och kanske någon som håller koll på tiden så ni inte drar över. Var alltid ute en kvart i förväg, så att du kan testa ljud och kameror utan att ta tid från alla mötesdeltagare. Dålig start på ett bra möte är att behöva be om ursäkt för teknikstrul som beror på att du inte testat innan eller inte kan tekniken.

Sätt upp spelregler för mötet

Hur man ska göra med t.ex. mikrofon, kamera och hur man ska begära ordet. Gå igenom spelreglerna innan själva mötet drar igång.

Läs mer om spelregler för möten

Ha alltid mikrofonen avstängd när du inte pratar själv

Det är viktigt att minimera störande ljud. Vill du inte hålla på att slå av och på mikrofonen varje gång, så finns andra metoder. I Teams kan du slå av mikrofonen och sedan använda mellanslagstangenten när du vill prata. Nedtryckt mellanslagstangent betyder att mikrofonen är på, men så fort du släpper den stängs mikrofonen av.

Använd headset

Med ett bra headset hörs det du säger och du hör de andra mötesdeltagarna. Datorns egen mikrofon (om du inte har headset) tar upp ljud runt omkring dig som kan vara störande för de du pratar med. Använd headset eller den ljudutrustning som finns om du befinner dig i en fysisk möteslokal.

Att begära ordet

Bestäm i början av mötet om det är handuppräckning (funktion i Teams) eller annat som gäller för att begära ordet. Är ni ganska få så att alla kan ha sina kameror på kan ni t.ex. bestämma att ni vinkar när ni vill ha ordet, gör tummen upp när någon säger något ovanligt klokt och så vidare. Detta också för att inte få en massa medhållande "hummanden" under mötet om ni har mikrofonerna påslagna.

Det är lätt att prata i munnen på varandra när man inte kan se alla. Att hålla sig till mötesordförandens fördelning av ordet är viktigt. Om bara några få är med på länk är det lätt att de glöms bort av de som sitter i samma rum - här kan chattansvarig också hålla koll på om någon räcker upp handen digitalt.

Ha om möjligt din kamera på under mötet

Det är alltid enklare att prata med någon om du ser denne och vet att du har full uppmärksamhet. Det har också ett socialt värde för den som sitter hemma och jobbar att inte bara höra utan också se sina kollegor emellanåt.

Om ni är många i mötet kan det vara bra att slå av bilden för att spara på kapacitet MEN det är alltid trevligt att se alla ansikten i början av mötet. Börja med kameran på och invänta instruktioner från möteshållaren.

Se till att du syns bra

Bilden anpassar sig automatiskt efter ett snittvärde på ljuset i rummet. Så om du sätter dig framför ett fönster när solen skiner in, kommer du att bli väldigt mörk i ansiktet när kamerans bländare arbetar för att fönstren inte ska se för ljusa ut. Sätt dig istället så att fönstren inte syns i bild, men använd gärna ljuset från fönstren. Om du sitter en bit ifrån och låter fönsterljuset komma från sidan, så blir det ofta en bra bild.

Ställ den bärbara datorn på en trave böcker på skrivbordet så att kameran hamnar i ögonhöjd istället för att filma underifrån. Det är lättare att prata med varandra om man inte bara ser någons hakor och dennes tak.

Lägg in en bakgrund

I Teams finns en funktion för att lägga in valfri bakgrund bakom dig. Vill du inte visa upp hur det ser ut hemma i ditt arbetsrum kan du istället lägga in en neutral vit bakgrund. Det finns också speciella bakgrunder med Göteborgs Stad-tema att ladda ner.

Teams-bakgrunder med Göteborgs Stad-tema

Chatten är en bra funktion

Chatten gör det enkelt att till exempel dela den långa länken till den webbsidan du vill tipsa de andra om. Sätt alltid en deltagare i mötet som ansvarig för att hålla koll på chatten och göra möteshållaren uppmärksam på ev. inlägg där.

Hitta en ostörd plats

Tänk på att sätta dig ostört om du ska ta det digitala mötet hemifrån. Stäng av mikrofon och kamera vid pauser och ta inte med dig det digitala mötet/datorn/mobilen om du ska göra något privat det är så lätt att du råkar fortsätta sända utan att veta om det.

Håll korta och effektiva möten

Det är lika viktigt med pauser när mötet är digitalt. Deltagarna behöver gå på toaletten, hämta kaffe och så vidare – precis som vid ett vanligt möte. Som regel ska de digitala mötena inte vara för långa, boka då istället flera möten. Vi klarar i regel av att vara fokuserade 45-60 minuter i taget, så det kan vara ett riktmärke för hur långa pass du kan boka om du vill att alla ska vara alerta.

Knep för att öka intresset

Det blir ett roligare möte om du visar presentationer och bilder, än om du bara pratar på. Med dagens teknik kan du också spela in enkla filmer med mobilkameran för att visa på det digitala mötet. Utnyttja att det är just ett digitalt möte!

Här hittar du fler tips för digitala möten