Jobbar du sommaren 2018? (2018-01-26)

Varje sommar delar medarbetare och chefer på arbetsuppgifterna under semesterperioden juni, juli, augusti. De gör sådant som inte kan vänta och har beredskap för att ta itu med problem som dyker upp och måste hanteras. Så kommer det att bli även den här sommaren.

Den enda skillnaden är att det är mer viktigt än vanliga somrar att till exempel ekonomer och HR är på plats för att genomföra de nödvändiga förändringar i bland annat Personec och ekonomisystemen, som inrättandet av de nya förvaltningarna kräver. Det gäller både medarbetare i de nya förvaltningarna och i stadsdelarna.

 Löner i fokus

Hur väl man än planerar och analyserar, så kommer det alltid att dyka upp oförutsedda händelser, där det behöver finnas någon som kan svara på frågor eller lösa problem.

Utgångspunkten för arbetet med att anpassa it-stödet och it-tjänsterna, är att få allt, så rätt som möjligt i samband med övergång till de nya förvaltningarna.

-          Till exempel är fokus är på att få allt att så långt det är möjligt att stämma inför lönekörningen 18 juli och att mildra alla eventuella övriga problem. Vi vill ju att alla ska få rätt löneutbetalning den 27 juli, säger Åsa Jahnsson som ansvarar för IT och digitalisering i genomförandeorganisationen.

Fler ärenden och mer noggrannhet

Därför behövs det chefer, ekonomer och medarbetare inom HR, som arbetar under vecka 27-29. I stadsdelarna blir det mest intensivt inför den 30 juni och i de nya förvaltningarna från och med 1 juli. De som jobbar under de veckorna, behövs för att kunna hantera eventuella felaktigheter, som uppstått efter flytten av berörda medarbetare från stadsdelarna till de nya förvaltningarna i Personec, attestera fakturor och ta beslut utifrån eventuella felaktigheter.

-          Även under vanliga somrar händer sådant som gör att ärenden behöver hanteras i IT-systemen. Men i år kan antalet sådana ärenden bli många fler och konsekvenserna större. Därför krävs det större noggrannhet och det blir ännu viktigare att alla chefer inom sektor Utbildning delegerar sina chefsbehörigheter i Personec, under semestrarna, förklarar Lotta Milleskog, som ansvarar för HR-frågor i genomförandeorganisationen.

Börja planera redan nu

Under sommaren kommer extra många medarbetare att arbeta me support och backoffice på Intraservice för att kunna klara arbetet med bildandet av de nya förvaltningarna. De kommer bland annat att svara på supportfrågor och hantera behörigheter i olika system.

-          För att underlätta arbetet som behöver göras i sommar och bemanningen som kommer att behövas kan det vara bra att redan nu börja med sommarplaneringen, föreslår Lotta Milleskog​(Tidslinjen visar planeringen så som den ser ut idag 2018-01-26. Den kan komma att ändras)

Mer information

Mer kommunikation om funktioner och roller som behöver vara på plats och aktiviteter som behöver genomföras, kommer att informeras via genomförandeorganisationens kommunikationspaket, under våren 2018.