Från idé till registrering

Här får du vägledning för att starta ett nytt konto i sociala medier. Stadens digitala kommunikation ska vara tillgänglig, kostnadseffektiv och se till kvalitet på lång sikt. Därför behöver du göra ett förberedande arbete.

Börja med att fundera över hur kommunikation via sociala medier kan bidra till att uppnå verksamhetens mål. Stäm av med den chef som närmast ansvarar över verksamheten och med kommunikationschef eller motsvarande. Ta hjälp av en kommunikatör för att komma fram till vilka målgrupper ni har och om sociala medier är rätt kanal för att nå dem. Du kan också använda demokrati och medborgarservice  som bollplank.

  • Syfte och mål: På vilket sätt bidrar närvaron i den sociala kanalen till att verksamheten når sina mål? Sätt upp mätbara och relevanta mål. Till exempel fler förfrågningar eller nöjdare brukare.
  • Målgrupp: Vilka vill ni nå? Gör en målgruppsanalys. Är den sociala kanalen rätt väg att nå målgruppen eller finns det andra och bättre sätt?
  • Omvärldsanalys: Kan ni använda en kanal som redan finns? Vilka sociala medier använder förvaltningen? Kan ni använda Göteborgs Stads facebooksida? Kan ni samarbeta med liknande verksamhet? Vilka andra kanaler behöver ni samordna er med?
  • Resurser: Har ni tillräckligt med resurser, kompetens och tid för att hålla igång kanalen och ha uppsikt över innehållet så att kanalen följer lagar och regler? Har ni beredskap för att bemöta kommentarer?

Besluta om start av ny kanal

Den chef som ansvarar för verksamheten som vill använda sociala medier beslutar om kanalen kan startas. Chefen ansvarar också för det som publiceras och ser till att verksamheten har resurser, kunskap och rutiner att sköta kanalen och följa de lagar och regler som gäller för digitala kanaler som exempelvis rör tillgänglighet, ansvar för kommentarsfält, dataskydd, upphovsrätt och allmänna handlingar.

Innan du startar kontot behöver du också stämma av med kommunikationschef eller motsvarande för att säkerställa att förvaltningen/bolaget har en överblick över de samlade kanalerna. All aktivitet i sociala medier ska ingå i och följas upp utifrån verksamhetens mål och kommunikationsplan.

Ta fram rutiner

Innan du startar kontot behöver du ta fram rutiner för hur verksamheten ska arbeta med innehållet. Här följer några uppgifter som det är bra att ha med i en rutin.

  • Vilket slags innehåll ska ni publicera?
  • Vilken tonalitet ska ni ha? Hur ska ni prata med användarna?
  • Hur ofta ska ni lägga ut innehåll?
  • Vem eller vilka i verksamheten ska publicera?
  • Hur håller ni uppsikt över kanalen? Ett konto med öppen kommentarsfunktion ska bevakas under arbetstid för att moderera inlägg från besökare. Hur gör ni under ledighet? Om en fråga blir mycket omdiskuterad måste ni bevaka mer frekvent och även under kvällar och helger.
  • Frågor, synpunkter och kritik ska tas om hand på samma sätt som för övriga kanaler. Men tänk gärna igenom processerna en extra gång.
  • Hur agerar ni i en krissituation?
  • Hur mäter ni effekten av er aktivitet i sociala medier? Vad behöver ni mäta för att få svar på om ni nått era mål?
  • Vem är lösenordsansvarig och ser till att lösenord byts regelbundet, förslagsvis en gång per kvartal?  Ni behöver också ta fram en rutin för hur ni ska lämna över lösenord när någon slutar och en ny medarbetare ska ta över.
  • Hur gör ni för att arkivera allmänna handlingar som upprättas och inkommer via den sociala kanalen?

Namnge kanalen

Sociala kanaler blir en allt vanligare kontaktyta mellan myndigheter och medborgare. Därmed blir det viktigare hur vi väljer att namnge våra verksamheter. Namnet behöver vara tydligt och självförklarande så att medborgaren snabbt förstår vad verksamheten erbjuder för tjänst eller service.

Principer för verksamhetsnamn på webben

Registrera kanalen i Göteborgs Stads kanalregister

Alla stadens digitala kanaler ska registreras för att skapa överblick, säkerställa kvalitet och hitta synergieffekter. När du anmäler en social kanal ska du ange:

  • Syfte och målgrupp
  • Kvantitativa och/eller kvalitativa mål
  • Resursplanering och beredskap.

Registrera kanal i kanalregistret

Lägg in en kanalbeskrivning

Se till att alla sociala kanaler du arbetar med har en kanalbeskrivning i profilen eller på sidan som tydligt beskriver syftet med kanalen. I texten ska det tydligt framgå för användarna

  • Hur kommentarsfunktionen är tänkt att användas.
  • Vilka kommentarer som inte får förekomma och att dessa kommer att tas bort.
  • Hur användaren kan anmäla inlägg med kränkande innehåll.
  • Att kommentarer är allmän handling och hur dessa hanteras.
  • Hur personuppgifter behandlas.

Eftersom det är mycket information som ska få plats på ett ofta begränsat utrymme finns sidan Göteborgs Stad i sociala medier som du kan hänvisa till.

Om du vill ha tips på hur en kanalbeskrivning kan se ut kan du gå till Göteborgs Stads Facebooksida och läsa under Om.

​Exempel på en kort kanalbeskrivning på Instagram: Det här är xxx-verksamhetens officiella Instagramkonto. Läs mer om våra regler på www.goteborg.se/socialamedier