Offentlighetsprincipen

Offentlighetsprincipen är en grundläggande princip för Sveriges statsskick som innebär att allmänheten och medierna har rätt att ta del av allmänna handlingar. Innehållet i våra digitala kanaler är allmänna handlingar. Här finns information om hur offentlighetslagstiftningen påverkar ditt arbete i digitala kanaler, samt information kring arkivering av innehåll i sociala medier.

Inkommen, upprättad eller förvarad = allmän handling

Inkommen, upprättad eller förvarad  = allmän handling

Vad är en allmän handling?

  • Direkt när en tjänsteperson har publicerat en sida på en extern webbplats eller gjort ett inlägg på ett konto i sociala medier räknas det som en upprättad handling.
  • Kommentarer och inlägg från besökare på webbplatser och i sociala medier anses som inkomna till myndigheten så snart de publicerats.
  • All kommunikation på sociala medier som en tjänsteperson gör som en del av sin tjänst är att betrakta som allmän handling enligt Sveriges kommuner och regioner, SKR:s riktlinjer.

Allmänna handlingar ska hållas ordnade

För att förvaltningen ska veta vilka allmänna handlingar som finns på externa webbplatser och i sociala medier är det lämpligt att ha en förteckning över webbplatserna i dokumenthanteringsplanen, tillsammans med beslutet om gallring. Samtliga digitala kanaler ska registreras i stadens kanalregister och därifrån är det då enkelt att få ut en lista över förvaltningens eller bolagets digitala kanaler.

Allmänna handlingar ska registreras

Huvudregeln är att allmänna handlingar ska diarieföras.

  • För handlingar som inte omfattas av sekretess är det möjligt att frångå kravet om registrering om de hålls ordnade på ett sådant sätt att det är lätt att hitta dem och se om de kommit in eller upprättats. En webbplats eller ett socialt mediekonto kan ofta anses ha en sådan ordning.

Allmänna handlingar ska bevaras eller gallras

Det ska framgå av förvaltningen eller bolagets dokumenthanteringsplan hur de allmänna handlingar som du arbetar med ska hanteras. Vissa ska finnas kvar en tid och sedan förstöras enligt en särskild gallringsfrist som finns angiven i ett gallringsbeslut och andra ska arkiveras och bevaras för all framtid.

Generellt ska webbinformation av varaktig betydelse bevaras om den inte redan finns bevarad någon annanstans. En sida som bara innehåller en sammanfattning av en broschyr som tidigare diarieförts behöver inte bevaras.

Har du frågor om bevarande och gallring av handlingar i digitala kanaler, ta kontakt med arkivarie eller motsvarande på din förvaltning eller bolag.

För mer information och stöd i ditt arbete med arkiv- och informationshantering finns Regionarkivets handledningar. Där kan du få information och konkreta råd om hur du kan gå tillväga för att upprätthålla en god informationsstruktur.

Arkivering  och gallring i digitala kanaler

Webbplatser och sociala medier ska användas som kommunikationskanal och inte som lagringsplats. Unik information som ska bevaras ska därför lagras och arkiveras i den kontext som den har skapats i.

Regionarkivet har tagit fram en handledning om vad som gäller för allmänna handlingar på webben, hur innehåll på webbplatser och sociala medier arkiveras samt vilka gallringsbeslut som är aktuella.

En webbplats är en handlingstyp i sig som ska arkiveras. Detta görs med ett webbcrawling-verktyg. Under 2021 kommer en lösning för webbcrawling att finnas på plats för dessa stadengemensamma kanaler:

  • intranat.goteborg.se.
  • goteborg.se
  • vartgoteborg.se
  • stadsutveckling.goteborg.se
  • ufval.goteborg.se
  • kalendarium.goteborg.se

De sociala mediekanalerna arkiveras inte med hjälp av webbcrawling. Ibland finns ett värde i att bevara inlägg och konversationer i kommentarsfält i sitt sammanhang. Verksamheten och kanalansvarig bedömer när detta ska göras. Spara skärmdumparna i PDF/A-format och diarieför dessa.

Offentlighetsprincipen – Regeringen.se

Offentlighet och sekretess – Kommunikation i staden

Samlad information om arkivering i digitala kanaler